09.08.2021

Контроль работы сотрудников - в офисе и на удалёнке

Пандемия внесла существенные перемены в корпоративную жизнь, в их числе появление целой армии сотрудников, работающих удаленно. В большинстве случаев это не приводит к развалу успешных бизнес-процессов, тем не менее усиление контроля над сотрудниками, оценка эффективности их работы – это серьезная задача, связанная не только с техническими сложностями, но и психологическими особенностями – изменением отношения многих сотрудников к работе в условиях «домашнего офиса».

Предположения топ-менеджмента, что персонал способен работать лучше, если его лучше контролировать, оправданны. Но достигается этот прогресс не сразу и через преодоление серьезного сопротивления.

Опрос, проведенный VolgaBlob среди 69 компаний, показал, что о готовности вести мониторинг работы сотрудников всеми доступными средствами заявили только 16% респондентов. При этом 24% руководителей считают, что самое главное – сохранить психологическое спокойствие своих сотрудников, поскольку мониторинг может их напугать.

Вот мнение руководителя крупной компании, в которой установили программу, позволяющую следить, как проводят рабочее время их подчиненные (здесь и далее мы приводим высказывания, сделанные на условиях анонимности, а также цитаты из форумов и блогов, посвященных обсуждаемой нами теме): «Первые результаты контроля коммуникаций сотрудников продемонстрировали очень эмоциональную оценку руководства, мы столкнулись с разоблачениями и интригами — настоящими тайнами мадридского двора. Пришлось научиться отделять информацию, влияющую на бизнес, от остальной, даже самой вопиющей. В течение полугода или больше мы выявляли и боролись с проблемными местами, работали с новым персоналом. Через год использования программы контроля мы уже наблюдаем более комфортный климат в коллективе, более высокую исполнительность и результативность персонала».

Теперь, когда мы обозначили проблемные места, которые придется преодолеть после внедрения систем контроля работы сотрудников, давайте посмотрим, что умеют эти программы и какие виды мониторинга предлагают.

Контроль
● Контроль присутствия и активности сотрудников, учет опозданий и продолжительности работы. Некоторые системы определяют, работает ли сотрудник на компьютере или просто включил его и занялся своими делами (в том числе какими именно).

● Отслеживание программ и сайтов, открытых сотрудником. Программа делит их на продуктивные, непродуктивные и вредные и отслеживает посещение сотрудниками веб-ресурсов, поиск ими информации.

Тонкие настройки позволяют подогнать этот список под особенности каждого отдела или работника. Иногда это связано с удивительными разоблачениями: «Мы думали, что один наш сотрудник дьявольски занят. Он кричал на всех, кто пытался завести с ним разговор на отвлеченные темы, сам постоянно советовался с коллегами и руководством, задавал сопутствующие вопросы, то и дело задерживался на час-полтора после рабочего дня. Но оказалось, он просто любитель фильмов. В среднем на просмотр кино он тратил пять из восьми часов своего рабочего дня».

Коммуникации сотрудников также отнимают у них время и могут использоваться не по назначению.

● Контроль каналов передачи информации и действий сотрудника за компьютером. Система отреагирует, если сотрудники попытаются отправить конфиденциальные данные по почте, в мессенджерах, захотят распечатать или скопировать рабочие документы в облако и на флешки.

● Перехват изображений с рабочего стола, снимки веб-камерой, передача звука с микрофона. Мониторинг звуковых переговоров в мессенджерах. Распознавание речи.

Например, руководитель может послушать, как новый сотрудник обзванивает клиентов и что им говорит. Отключить эти функции не получится, поскольку многие программы осуществляют технический аудит IT-структуры. Есть возможность видеть изменения в аппаратной конфигурации: например, система распознает, что раньше к Сети была подключена веб-камера, а сейчас нет.

Уникальные возможности
Многие системы предлагают анализ получаемой информации. Так, некоторые действия сотрудников попадают в категорию опасных, если совмещают два простых безопасных действия. Можно распечатать список клиентов — ничего страшного. Можно зайти на сайт поиска работы — тоже нормально. Но программа уведомит руководство, если сотрудник в короткий промежуток времени распечатает список клиентов и отошлет кому-то свое резюме, что косвенно говорит о его планах уйти и увести с собой часть клиентов.

Один из программных продуктов предлагает довольно интересную функцию – анализ клавиатурного почерка и выявление на его основе сотрудников в состоянии алкогольного опьянения.

Другой программный продукт анализирует переписку сотрудников как в почте, так и в мессенджерах. Производитель уверяет, что система выявит уставшего сотрудника, которому пора в отпуск, определит, кто в скором времени уволится, хотя тот пока не признался в этом даже себе.

Сотрудники, работающие из дома
Проблема удалёнки в том, что работники и работодатели понимают это понятие по-разному. Сравните!

Программист: «Удалёнка для меня не просто возможность остаться работать из дома –это еще и гибкий график. Я решаю, когда мне удобнее работать. Есть задача — пишите в таски. Нужно совещание — планируйте за день. Но сообщать о каждом чихе — тогда уж снимайте офис!»

Работодатель: «Согласно исследованию HeadHunter, для 34% сотрудников ключевой недостаток удаленного режима — нехватка рабочей атмосферы. Так как до карантина большинство не работали на удалёнке, возникают трудности с совмещением рабочих и домашних обязанностей. Из-за перехода на удаленный режим появилось много управленческой отчетности, которую до этого сотрудники вели в более упрощенной форме или попросту обсуждали лично».

Управлять удаленными сотрудниками тяжелее, чем кажется на первый взгляд. Если небольшие компании и стартапы к этому готовы, то корпорации и госструктуры не представляют ситуации, когда коллеги выходят на связь, только чтобы представить результаты работы и получить новое задание.

Работодатель предполагает, что дома, так же как в офисе, сотрудник занимается исключительно полезной работой. Понятно, что раз это предположение ошибочно в отношении работы в офисе, то уж тем более в отношении сотрудника, работающего удаленно. Тем не менее, исходя из этого предположения, идет общение по телефону и в корпоративных мессенджерах, назначаются видеоконференции. При удаленном формате это даже важнее, чем в офисе. Компании нужно сделать так, чтобы сотруднику было невозможно остаться в стороне от такого взаимодействия.

А существуют ли действенные методы удаленного контроля до того, как работа выполнена или провалена? Тут есть некий тонкий момент. И заключается он в том, что ПО для цифрового наблюдения, которое используется на офисных компьютерах, необходимо установить на домашние ноутбуки и многие люди считают это нарушением конфиденциальности. В ответ руководство заявляет, что все законно — такой контроль за действиями сотрудников позволяет избежать утечек информации. Главное, делать это открыто. По словам Стейси Хокинса, профессора юридической школы Rutgers, компании заходят слишком далеко, только если ПО для наблюдения остается активным в нерабочее время.

Впрочем, мы нашли несколько систем, позволяющих наладить некоторые функции автоматического контроля и без установки корпоративного ПО на домашний компьютер. Секрет – в автоматических уведомлениях, на которые требуется так или иначе реагировать: ответить на вопрос, кликнуть на кнопку. Таким образом программа проверяет, что сотрудник находится за компьютером, не спит и следит за экраном. А в компании КРОК написали программу-infobot, которая звонит сотрудникам по утрам и расспрашивает о планах до 200 человек одновременно. Ответы она генерирует в текст, а вечером просит фидбэк, распознает текст и дает оценку за день: хвалит или интересуется причинами невыполнения плана. В любом случае не дает скучать.

Выводы
Установка систем контроля действительно дисциплинирует сотрудников, и со временем они могут привыкнуть к такому режиму. И все же психологический фактор очень силен.

Одна из компаний нашла компромисс: сотрудникам предоставили корпоративные ноутбуки, которые можно выключить после рабочего времени. Другие компании делают упор не на наказании нерадивых, а на поощрении радивых. Совет одного из таких сотрудников: «Смотрите на это позитивно, используйте систему, чтобы доказать своему менеджеру, что вы способны работать автономно».

И все же один из отзывов руководства говорит сам за себя: «За время работы системы серьезных нарушений со стороны сотрудников выявлено не было, разве только легкое разгильдяйство».

Возможно, в некоторых случаях стоит положиться на старый добрый KPI.

=======================

Потом мы задали вопросы нескольким компаниям. Вот их ответы.

Насколько выросли продажи программы для контроля за работой сотрудников во время пандемии?

Kickidler

По продажам у нас и до пандемии был устойчивый рост, а начиная с марта 2020-го, он заметно ускорился. Хотя раньше не все руководители решались на внедрение подобного инструмента. Если сравнивать текущие продажи с теми, что планировались до пандемии (с учетом прогноза роста), то результат оказался лучше примерно на 70%. В странах СНГ рост составил порядка 30%, а продажи в США, Европу, страны Латинской Америки выросли кратно. Если говорить о количестве заявок, то в самый ажиотажный месяц (март 2020) оно увеличилось ровно втрое по сравнению с предыдущим месяцем.

NeoSpy

Рост можно оценить в 10-20%.

LanAgent

Спрос на такие системы в первые месяцы карантина вырос в несколько раз. Сейчас ситуация более спокойная. Многие крупные компании уже перешли на дистанционный режим и отладили бизнес-процессы. Судя по отзывам наших клиентов, такой переход пошел бизнесу в основном на пользу, по многим статьям удалось сократить расходы.

CrocoTime

Первые активности стали наблюдаться в марте. Коллеги отмечали большое число загрузок системы и ее тестирования. Впервые обратившихся к подобному софту интересовало следующее:

● возможно ли вести аудио/видеофиксацию работы сотрудников;

● что считается рабочей активностью;

● возможна ли установка программы на личный компьютер работника;

● есть ли риск, что собранная статистика окажется некорректной.

Многие крупные клиенты увеличивали число лицензий, кто-то полностью переводил на удалёнку отдельные департаменты, отделы и службы. Количество сделок в апреле выросло в 2,5 раза по отношению к февралю.

В каком направлении вы планируете развивать этот продукт?

Kickidler

Основное предназначение нашего ПО – анализ продуктивности персонала и автоматизация учета рабочего времени. Поэтому развивать софт мы будем в основном в этих направлениях, хотя не исключено, что добавим немного DLP- и UBA-функций. В связи с пандемией немного скорректировали наш roadmap (дорожная карта проекта) и отдали приоритет функционалу «Автокик», позволяющему сделать контроль сотрудников более автономным, что особенно полезно при контроле удаленщиков. «Автокик» – это возможность сотрудникам видеть собственную статистику продуктивности и получать автоматические уведомления в случае противоправных действий, таких как непродуктивная деятельность, бездействие или подозрительная активность, а также самостоятельно включать и отключать граббер-агент программы. То есть «Автокик» — это своеобразный электронный начальник, который вежливо уведомит вас, если вы на работе заняты не тем, чем следует. С другой стороны, он делает мониторинг более прозрачным и демократичным, исключая возможность увидеть, чем заняты сотрудники в нерабочее время, что особенно важно с точки зрения защиты личных данных.

Сейчас работы по «Автокику» практически завершены и в ближайших планах разработка функционала для учета офлайн-активностей персонала: интеграция с календарями для учета встреч, учет телефонных звонков, видеоконференций и т. д. Также планируем разработать официальную облачную версию (сейчас ставим программу в облако по запросу), а также автоматизировать категоризацию сайтов и приложений.

NeoSpy

Планируется переход от сбора статистики и диаграмм использования рабочего времени к глобальной оценке продуктивности каждого сотрудника. Возможно, введем определенные коэффициенты, чтобы рассчитывать продуктивность не в часах, а в денежном эквиваленте, что позволит оценивать работу тех, у кого весь день открыты профессиональные программы, и тех, кто выполняет тот же объем работы за два часа.

LanAgent

Одно из приоритетных направлений развития нашей программы – усиление алгоритмов автоматического анализа данных, чтобы система могла объективно и четко выделять добросовестных сотрудников и нарушителей на ранних стадиях. Это есть и сейчас, но для совершенствования еще большой простор. В какой-то мере тут пригодятся и технологии самообучения системы, и технологии искусственного интеллекта.

CrocoTime

CrocoTime – полностью готовый продукт. Если говорить в целом, расширение функционала не планируется, но мы не исключаем вероятности кастомных дополнений для конкретных клиентов по запросам.

Планируется ли использовать искусственный интеллект в ваших программах?

Kickidler

Да, мы планируем внедрение ИИ для автоматического анализа поведения сотрудников и определения отклонений. Сейчас активно проводим брейнсторминги по этому функционалу. Направление перспективное, ни у кого из конкурентов успешно не реализованное, поэтому тот, кто сможет первым предоставить работающий инструментарий, возможно, перехватит пальму первенства.

NeoSpy

Если возникнет потребность в обработке отчетов, например с помощью нейросетей, то будем работать в этом направлении. Правда, для машинного обучения требуются большие объемы данных, которые не взять ниоткуда – получить их мы можно только от клиентов. Но, скорее всего, немногие из них согласятся предоставлять эти данные в связи с корпоративной политикой и коммерческой тайной.

CrocoTime

Нет. Такой вариант мы не рассматривали.


Журнал: Журнал IT-News